年末と言えば大掃除ですが、年末には断捨離をしてスッキリしたいものです。
自分のデスク周りを見ても何年も使っていないのになんとなく置いている紙の書類がたくさんあります。なんとなく取っておいたような書類は大抵さほど重要でもなく、どんどん埋もれていき、いざその情報が必要になった時に探すのに時間がかかってしまうことになるのです。結果、何年も触れることのない化石のような書類が溜まっていくわけです。

 「e-文書法」が施行されてもうすぐ10年。e-文書法施行後は、コンピュータで作成した文書だけでなく、スキャナ等で電子化した文書の保存も容認され、企業の業務活動で日々発生する帳票を紙で保管する負担が軽減されました。税法では7年、商法では10年など法令によって保管が義務付けられていた紙文書、企業にとっては保存コストの大幅な削減効果が期待できます。
 最近は日々の暮らしの中でも電子化が急速に進んでいるのを感じます。電子化されたクレジットカードのサイン伝票に初めてサインする際はドキドキしたものですが、今や日常となりました。伝票のペーパーレス化により、紙の購入、サインのチェック、7年間の保管などで現場の負担が大きく軽減され、電子化された伝票は探し出すのも即座にできるそうです。企業においても会議資料やプレゼン資料、営業カタログ、稟議書から経費精算、給与明細まで、ペーパーレス化が加速しています。ITの最先端をいく企業でなくとも、その波は確実にやってきます。

 企業が文書を電子化するメリットは、最大限に活かさなければ勿体ないですね。e-文書法も単なるコスト削減が目的ではなく、企業競争力の強化こそ本来の目的と言えるかもしれません。例えば生保・損保業界で、申込書の受領から審査、承認、契約までの一連の業務を電子化文書にすることで1ヶ月以上かかっていた契約書発行までの期間を半分以下に短縮できたという事例があります。スピードが上がることで業務の効率化に加え、顧客に対するサービスの向上に繋がり、業務や経営という観点からも大きなメリットを生み出すことができます。
 ただし、社内においては組織として足並みをそろえないとあまり効果が期待できません。また、電子化の中に紙文書の処理が入り込むことで反対に効率が悪くなってしまうこともありますので、業務に合った方向で社内のルールを統一し、文書のライフサイクル全体を通したマネジメントが必要不可欠です。

 仕事でも日常生活でも電子化の波は感じるものの、その波に上手く乗るのはそう簡単ではありません。電子化によって効率化やコスト削減をして、そこから何を生み出すのか、目的を持って時代の流れについていきたいものです。ひとまず、要らない紙書類は年末までに綺麗に片付けて、新年を迎える準備としたいと思います。

平成26年12月8日

マネジメント事業部
寺西