その従業員が旅行に参加しないのであれば、返金しなければなりません。

今回のケースは、あくまで社員旅行に要する費用の一部を事前に社員の給与から徴収し、預かっているだけですので、旅行に参加しないという理由により返金の申し出があれば、遅滞なく返金する必要があります。

一方で、親睦会を設置し会費の名目で費用を徴収している場合であれば、予め規約等に「積立金は社員旅行や懇親会のために使用するため合理的な理由がない限り返金しない」旨を定めておけば返金する必要はありません。

社員旅行も社員間の親睦の一環であるかと思いますが、どのような趣旨でその積立を行うか、規約に定めるなど予め明確にしておく必要があります。